Sposób przetwarzania faktur bardzo często uzależniony jest od współpracy kilku różnorakich programów. Dokument może zostać stworzony w aplikacji sprzedażowej, następnie przekazany do systemu księgowego, a część informacji może być wykorzystywana jeszcze w innych procesach. Przy takim modelu istotne staje się nie tylko przechowywanie dokumentów, niemniej jednak również kontrolowanie ich przepływu pomiędzy poszczególnymi rozwiązaniami.
KSeF API pełni w tym układzie funkcję interfejsu pozwalającego na przepływ danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z technicznego punktu widzenia konieczne jest jednak uwzględnienie kilku niezależnych etapów. Aplikacja musi przygotować prawidłowe dane, odpowiednio się uwierzytelnić, przekazać komunikat, odebrać wynik operacji i zapisać informacje potrzebne do następnej obsługi. Właściwie każdy z takowych etapów może wymagać osobnego mechanizmu sprawdzeniu. Właśnie dlatego projektowanie takiego rozwiązania zaczyna się zwykle od analizy istniejącego obiegu faktur, a dopiero w przyszłości przechodzi do kwestii związanych z samym połączeniem technicznym.
Jednym z częstszych problemów jest różnica pośród strukturą danych wykorzystywaną wewnętrznie a formatem wymaganym w trakcie podmiany informacji. System sprzedażowy może przechowywać dane w sposób wygodny dla użytkownika, jednakże komunikat wysyłany przez KSeF API musi odpowiadać określonym zasadom. Oznacza to, że w gronie źródłem danych a interfejsem może być potrzebny dodatkowy stopień przekształcenia. Nie warto zakładać, że wszystkie informacje można przekazać bez zmian. W praktyce znaczenie mają również sytuacje nietypowe, takie jak brak wartości w konkretnym polu, różnice w sposobie zapisywania dat czy konieczność obsługi dokumentów powiązanych z wcześniejszymi fakturami. Jeżeli kontrola danych odbywa się dopiero podczas wysyłania, użytkownik może otrzymać komunikat o błędzie w momencie, gdy dokument powinien już przejść do kolejnego etapu. Lepsze rozdzielenie walidacji i komunikacji daje możliwość dokładniej ustalić, gdzie wystąpiła nieprawidłowość, choć równocześnie wymaga dodatkowej logiki w systemie.
Istotnym zagadnieniem jest też kontrolowanie statusem dokumentu. W codziennej pracy łatwo przyjąć uproszczenie, zgodnie z którym kliknięcie przycisku wysyłki znaczy zakończenie operacji. Przy automatycznej wymianie danych takie założenie może jednakże prowadzić do niejasności. System powinien rozróżniać fakturę oczekującą na przekazanie, operację będącą w toku, dokument wymagający sprawdzenia oraz przypadek zakończony prawidłowo. W szczególności istotne staje się to wówczas, gdy odpowiedź nie dociera w przewidywanym czasie. Automatyczne ponowienie wysyłki bez wcześniejszego ustalenia stanu operacji może spowodować powielenie czynności, jednakże całkowite pozostawienie sprawy bez reakcji może wymagać późniejszego ręcznego przeglądania dokumentów. Z tego powodu integracja z KSeF API powinna uwzględniać mechanizmy identyfikowania poszczególnych operacji, zapisywania ich rezultatów a także reagowania na różnorodne typy problemów. Przy większej liczbie faktur takie rozwiązania przestają być dodatkiem i stają się elementem potrzebnym do obowiązującej kontroli procesu.
Warto ponadto pamiętać, że działanie integracji zależy również od przeróbek zachodzących poza samym systemem źródłowym. Update oprogramowania, zmiana konfiguracji, modyfikacja procesu wystawiania dokumentów czy pojawienie się nowego przypadku biznesowego mogą wpłynąć na sposób przekazywania informacji. Dlatego testy nie powinny ograniczać się wyłącznie do pierwszego uruchomienia. Przydatne jest sprawdzanie zarówno standardowych faktur, jak i sytuacji, w których dokument zostaje odrzucony, wymaga ponownego przetworzenia lub nie otrzymuje odpowiedzi w oczekiwanym czasie. Równie znacząca jest sposobność znalezienia konkretnej operacji w historii systemu. Bez odpowiednich zapisów ustalenie, co wydarzyło się z dokumentem kilka dni wcześniej, może być skomplikowane. W praktyce znaczy to potrzebę zachowania równowagi wśród automatyzacją a kontrolą użytkownika. System może wykonywać powtarzalne czynności, ale powinien też pozostawiać czytelny ślad operacji i umożliwiać obsługę przypadków, których nie da się rozwiązać według jednego, z góry ustalonego schematu.
Zobacz również: integracja z KSeF API.