Prowadzenie sprzedaży online wymaga podejmowania decyzji nie tylko i wyłącznie w zakresie asortymentu, cen i sposobu realizacji zamówień. Równie ważne są kwestie związane z dokumentacją, rozliczeniami oraz odpowiedzialnością za oferowane produkty. Wiele zadań pojawia się dopiero na określonym etapie rozwoju działalności, przykładowo po rozpoczęciu importu produktów, wprowadzeniu nowych dziedzinie produktów albo rozszerzeniu sprzedaży na inne kraje. Z tego względu usługi dla e-commerce obejmują coraz więcej zagadnień wykraczających poza samo prowadzenie sklepu internetowego. Poszczególne obszary działalności są ze sobą związane. Zmiana sposobu realizacji zamówień może wpłynąć na dokumentację księgową, a wprowadzenie nowego produktu może wymagać sprawdzenia dodatkowych zaleceń prawnych i środowiskowych.
W zwyczajnym funkcjonowaniu sklepu internetowego istotną rolę odgrywa właściwe dokumentowanie operacji inwestycyjnych. Księgowość w tym przypadku obejmuje nie tylko i wyłącznie faktury zakupowe i sprzedażowe, niemniej jednak też rozliczanie prowizji operatorów płatności, korekt, zwrotów a także transakcji realizowanych za pośrednictwem platform handlowych. Trudności pojawiają się zwłaszcza wówczas, gdy dane z systemu sprzedażowego nie są zgodne z informacjami przekazywanymi do rozliczeń. Na przykład zwrot środków klientowi nie za każdym razem oznacza, że wszystkie dokumenty powiązane z pierwotną transakcją zostały stosownie skorygowane. Osobną kwestią pozostaje obsługa prawna, która tyczy się w głównej mierze relacji z konsumentami, treści regulaminów, warunków dystrybucji oraz zasad rozpatrywania reklamacji. Warto zwrócić uwagę, że obowiązki sprzedawcy mogą się różnić w współzależności od tego, czy sprzedaje on własne produkty, pośredniczy w sprzedaży, czy korzysta z modelu dropshippingu. Sam sposób prezentowania towaru w internecie nie przesądza o zakresie odpowiedzialności przedsiębiorcy.
Ważnym elementem działalności handlowej są także oczekiwania dotyczące produktów i opakowań. GPSR określa zasady ogólnego bezpieczeństwa produktów konsumpcyjnych oferowanych na rynku Unii Europejskiej. W przypadku dystrybucji internetowej znaczenie mają informacje widoczne na karcie produktu, możliwość jego identyfikacji, dane producenta a także wymagane ostrzeżenia. Zakres zadań zależy od rodzaju towaru i funkcji pełnionej przez przedsiębiorcę w łańcuchu dostaw. Sprzedawca importujący produkty spoza Unii Europejskiej musi uwzględnić inne obowiązki niż podmiot oferujący towary pochodzące od krajowego producenta. Nie trzeba a dodatkowo utożsamiać GPSR ze wszystkimi regulacjami dotyczącymi towarów, ponieważ niektóre grupy towarów podlegają dodatkowym przepisom szczególnym. Dalszym zagadnieniem jest BDO, czyli baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Obowiązki powiązane z tym systemem mogą dotyczyć w głównej mierze przedsiębiorców wprowadzających produkty w opakowaniach, importerów oraz podmiotów gospodarujących odpadami. W praktyce znaczenie ma nie tylko i wyłącznie rodzaj opakowania, niemniej jednak także to, kto wprowadza je na rynek i w jakich okolicznościach. Kartony, koperty wysyłkowe, folie ochronne czy materiały wypełniające mogą mieć znaczenie przy ustalaniu zadań środowiskowych.
Zakres formalności związanych ze sprzedażą internetową można rozpatrywać w ramach compliance, czyli implementacji sposobu działania przedsiębiorstwa do obowiązujących regulacji i przyjętych procedur. Nie jest to tylko kontrola dokumentów przed rozpoczęciem działalności. W praktyce obejmuje także monitorowanie przemian w przepisach, aktualizacja informacji o produktach a także sprawdzanie, czy rzeczywisty przebieg dystrybucji odpowiada przyjętym zasadom. Przykładem może być zmiana dostawcy, która powoduje konieczność ponownego ustalenia, jakie dokumenty dotyczące produktu są dostępne i kto odpowiada za ich przekazanie. Tak samo rozszerzenie oferty o elektronikę, kosmetyki czy zabawki może oznaczać konieczność uwzględnienia odrębnych wymagań prawnych. Istotne jest również ustalenie obiegu informacji wśród osobami odpowiedzialnymi za zamówienia, finanse, dokumentację produktową i kontakt z klientami. Jeżeli dane są przechowywane w kilku niezależnych systemach, łatwiej o rozbieżności albo pominięcie bardzo poważnych informacji. Dlatego analizując organizację e-commerce, powinno się brać pod uwagę nie tylko pojedyncze obowiązki, lecz też współzależności między nimi a także skutki przekształceń wprowadzanych w modelu sprzedaży.
Warto sprawdzić: obsługa BDO.