Jeszcze przed zakupem urządzeń i rozpoczęciem prac adaptacyjnych warto określić, w jaki sposób będzie wykorzystywana dostępna przestrzeń. W lokalu gastronomicznym znaczenie ma nie tylko i wyłącznie liczba wnętrz, niemniej jednak także ich wzajemne położenie oraz sposobność wykonywania określonych czynności bez niepotrzebnych przestojów. Inaczej organizuje się miejsce przeznaczone do przygotowywania dań na bieżąco, a zupełnie inaczej przestrzeń, w której część produkcji odbywa się uprzednio i jest w późniejszym czasie wykorzystywana w trakcie obsługi.
Projekt technologiczny gastronomii powinien uwzględniać właśnie te różnice. Przy analizie konkretnego lokalu przydatne jest prześledzenie całego przebiegu pracy, zaczynając od przyjęcia produktów, przez ich rozpakowanie i przechowywanie, aż po przygotowanie potraw a także wydanie gotowego dania. W praktyce szybko okazuje się, że dosłownie kilka metrów odległości między stanowiskami może posiadać znaczenie, jeśli te same czynności są realizowane niejednokrotnie w ciągu dnia. Nie zawsze da się pozyskać na prawdę dobry układ, szczególnie w obiekcie już istniejącym, dlatego część wyborów wynika z konieczności pogodzenia planowanych funkcji z ograniczeniami budynku.
Dużo sugestie wymaga właściwe przeznaczenie pomieszczeń pomocniczych. Magazyn, chłodnia, zmywalnia, miejsce przechowywania środków potrzebnych do utrzymania czystości czy przestrzeń na odpady nie są dodatkowymi elementami, które można rozmieścić dopiero na końcu. Każda z tych funkcji zajmuje miejsce i wpływa na organizację pozostałych części zaplecza. Przy małej powierzchni pojawia się konieczność dokładnego określenia, co powinno znajdować się w danym obszarze i jak na prawdę często będzie wykorzystywane. Przy większym lokalu problem może wyglądać odwrotnie, ponieważ nadmiar powierzchni też należy sensownie zagospodarować. Projekt technologiczny lokalu gastronomicznego powinien być więc powiązany z rzeczywistym zakresem działalności. Liczba urządzeń, wielkość zapasów, częstotliwość dostaw oraz liczba osób pracujących równocześnie mają wpływ na potrzebną powierzchnię. Pominięcie któregoś z tych czynników może doprowadzić do sytuacji, w której podstawowe wyposażenie mieści się w pomieszczeniu, niemniej jednak brakuje miejsca na swobodne wykonywanie czynności wokół niego.
Ważnym zagadnieniem jest także dostosowanie planowanego wyposażenia do sposobności technicznych budynku. Prawie każde urządzenie ma określone wymagania dotyczące w głównej mierze zasilania, wentylacji, odprowadzania wody czy sposobu ustawienia. W sytuacji nowego obiektu część tych kwestii można uwzględnić już w trakcie projektowania instalacji, jednak przy adaptacji istniejącej przestrzeni możliwości bywają znacznie bardziej ograniczone. Zdarza się, że przesunięcie jednego urządzenia wymaga zmiany przebiegu instalacji, a czasem kłopotem okazuje się brak stosownej przestrzeni serwisowej. Warto też pamiętać o elementach, które na co dzień pozostają niewidoczne. Filtry, przewody, zawory czy podłączenia muszą być dostępne podczas przeglądów i prac technicznych. Ustawienie wyposażenia „na styk” może zatem powodować trudności dopiero po rozpoczęciu użytkowania. Z praktycznego punktu widzenia nie gorzej przeanalizować nie tylko i wyłącznie to, czy urządzenie fizycznie zmieści się w wyznaczonym miejscu, ale również czy można będzie utworzyć wokół niego wszystkie potrzebne czynności.
Na finalny układ wpływa również sposób poruszania się pracowników i przemieszczania produktów. W godzinach większego obciążenia kilka osób może równocześnie korzystać z takowych samych przejść, otwierać drzwi urządzeń albo przenosić produkty w gronie różnymi stanowiskami. Jeśli ciągi komunikacyjne są źle zaplanowane, zaczynają się wzajemnie przecinać, a proste czynności wymagają dodatkowego omijania innych osób lub wyposażenia. Powinno się też przewidzieć momenty, które nie występują stale, niemniej jednak są częścią normalnego funkcjonowania lokalu. Dostawa może czasowo zająć część zaplecza, odpady muszą zostać wyniesione, a urządzenia wymagają czyszczenia i okresowej obsługi. Te sytuacje nie powinny być analizowane dopiero po zakończeniu prac adaptacyjnych. Uwzględnienie ich podczas planowania daje możliwość określić, czy przyjęty układ odpowiada rzeczywistemu sposobowi zastosowania lokalu, a także wskazać miejsca, w których ograniczona powierzchnia będzie wymagała określonych kompromisów organizacyjnych.
Zobacz: projekt kuchni gastronomicznej zgodny z wymaganiami.